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02 September 2013

La forma correcta de contratar a tu Asistente virtual

¿Sabes cuál es la forma correcta de contratar una Asistente Virtual y qué tipos hay?

Hay empresarios que intentan hacerlo todo por sí mismos – y en contra de lo que puedan pensar, eso puede ser contraproducente. Para poder incrementar su negocio necesita dar un paso atrás y ver las cosas desde otra perspectiva – y desde luego a veces no vemos el bosque por culpa de los arboles. Estando en tu negocio 24 horas al día 7 días a la semana … no ayuda.

En este artículo os quiero dar algunos consejos para entender mejor el trabajo de una Asistente virtual, saber por qué es importante, saber cómo contratarlo de forma correcta y saber cuándo hacerlo. También hablaré sobre el tema de la externalización de servicios que, en mi opinión, es una forma excelente de conseguir la libertad que un negocio debería darte, como empresario.

Bien. Empecemos.

Cómo evitar errores a la hora de contratar una Asistente virtual

Hoy en día en el mundo hay muchísimas Asistentes Virtuales. Es una práctica muy extendida especialmente en EEUU, donde es muy normal que tengas parte de tus tareas internas externalizadas a especialistas que trabajan por horas o por proyectos.

En este sentido, hay dos tipos de Asistentes:

  1. Asistentes contratadas por proyecto: esto es especialmente recomendable cuando por ejemplo quieres diseñar un logo, obtener algunas imágenes para tus productos, búsquedas de información, etc. Principalmente cosas que tienes que hacer no de forma repetitivas, o por lo menos no diariamente.
  2. Asistentes para formar parte de tu equipo de trabajo: esta es la parte más importante y la que todo empresario debería hacer.
¿Porqué? Porque seguramente no has montado tu negocio para estar al teléfono con proveedores todo el día, sortear 200 emails al día ni tampoco para emitir facturas ni resolver la incidencia de algún cliente cuyo pedido ha llegado abollado por el transporte. Por lo menos no de forma continua. Una asistente virtual te dará esa libertad que necesitas como empresario para explorar cosas nuevas, visitar clientes, DESCANSAR, etc.
¿Porqué virtual? O a distancia. Porque te ahorrarás primero los gastos que suponen tener una persona contratada. Segundo, tendrás una mayor flexibilidad en cuanto a gastos ya que se paga por hora, así que si no se trabaja, no se paga. Y tercero, tendrás acceso a verdaderos especialistas en su campo que de otra forma en la empresa no los podrías contratar.
Por otro lado, si te consideras el empresario superhéroe esto te interesa.
Es decir:
  • Si piensas que siendo autodidacta puedes aprender cualquier cosa y por supuesto hacerla, independientemente del tiempo que te cueste.
  • Si piensas que tú puedes con todo y de hecho ya lo estás haciendo, estado 12-14 horas en tu negocio. Si piensas que lo de “cargar las baterías” vale solo para las del móvil y ordenador.
¿Sí? Pues te digo algo: aunque parezca increíble, hay personas allí fuera que lo pueden hacerlo 1. más rápido, 2. mejor, 3. con más calidad que tú. ¿Y sabes qué quiere decir esto? Que no estás empleando tu tiempo en lo que de verdad te produce dinero. 
Ahora, vamos a ver qué tipo de Asistente Virtual necesitas.
Para esto te recomiendo que hagas un ejercicio. Consiste en hacer 3 listas diferentes.
  1. Una con las tareas que odias hacer
  2. Otra con las tareas que quieres y debes hacer pero no te da tiempo o debes emplear fines de semana
  3. Y una, la más importante, con tareas que crees que, como empresario, NO deberías hacer.
Una vez que hayas hecho tus listas, intenta agrupar tareas de las tres listas por categorías. Es decir: generales (emails, concertar y confirmar las citas, elaboración de documentos, social media, etc); técnicas (wordpress, desarrollo de aplicaciones); marketing …, cosas que no deberías hacer como: estar disponible en el teléfono para todo el mundo a todas horas (bancos, clientes, etc), llamar a otras secretarias para confirmar tu cita, etc.
Para todas las categorías que tengas, hay una asistente virtual o una empresa externa que lo pueda hacer. Lo más importante de todo es decidir quién será la persona que se encargue del 80% de las cosas que tienes en la lista. Esa persona es la Asistente Virtual Personal General. Será la persona que esté a tu lado, tu mano derecha.
Ahora bien, no hay asistente en el mundo que sepa hacer todo lo que tu tengas en esas listas. Pero si te puede ayudar con los demás miembros de tu equipo o encontrar la persona adecuada para hacerlo.
Realmente creo que para ser todo lo productivo que debe ser, necesita una Asistente Personal. Y eso sin entrar en el tema del estilo de vida que quieras tener. ¿Quieres trabajar 14 horas al día, 7 días a la semana? Yo desde luego no.
Consejos:
  1. A la hora de elegir su Asistente virtual, debería contratar por el papel que hace no por la tarea. Si es sólo por la tarea, nunca llegará al máximo de la capacidad de esa relación profesional. Además si es por tarea, debería tener mil!! Elija la que mejor se ajuste y que más experiencia tenga en lo que necesites, y de allí, a explorar!
  2. Deberías contratar solo cuando de verdad lo necesites. Y ahora dirás: ¿y cuándo lo necesito?. Vamos a ver: sientes que te sobrepasan las cosas diarias y que no hay horas en el día para llegar a todo, te sientes “quemado” por todo el trabajo, o simplemente , quieres llevar tu negocio al siguiente nivel? ¿Qué significaría tener una persona que te ayude con parte de las tareas? ¿Cuánto supondría en posibles ingresos? ¿Cuánto tiempo te ahorrarías?
  3. Paga lo que se merece. La típica frase de “que complicado es encontrar una buena secretaria, un buen informático, un buen…” se resuelve con “paga lo que se merece y tendrás una buena secretaria, un buen informático, …”.
Si después de leer esto te sientes identificado y quieres probar el servicio, te invito a que me contactes. Me cuentas tus necesidades y te diré cómo te puedo ayudar.
¿Dudas o preguntas? Deja tu comentario y te ayudaré.

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