La realidad es que cada día más y más empresas exploran la posibilidad de un parteneriado con Asistentes Virtuales en lugar de contratar personal directamente. La externalización está cambiando y evolucionando. Donde antiguamente sólo las grandes empresas externalizaban sus departamentos ahora hasta las empresas de 1 persona externalizan los servicios que necesitan.
Encontrar la asistente virtual adecuada te da la posibilidad dee establecer una relación de confianza al igual que con un empleado o colaborador. Es completamente accesible ahora construir un equipo entero … virtual. Desde el Webmaster hasta la recepcionista, hay profesionales independientes que con sus habilidades y experiencia pueden ocupar cualquier puesto en tu empresa.
Pero siempre hay empresas que mirarán la asistencia virtual con algo de miedo e incluso escepticismo. Una de las razones es el nivel de seguridad y confidencialidad de los datos compartidos. ¿Cómo maneja esto una asistente virtual?
Realmente tampoco es algo fuera de lo normal. Tenemos la oficina montada y trabajamos en una red segura con medidas de seguridad puestas bien a punto como backups en discos externos que pueden ser guardados a final del día. La encriptación del email y sistemas de gestión de proyectos seguros no son un misterio en caso de que se requiera un nivel de seguridad alto.
Sinceramente, comparando el nivel de seguridad que el cliente tiene en la oficina con el nivel de seguridad de una Asistente Virtual, el último es bastante más alto. Veamos.
Una asistente virtual tiene una red segura y privada a la que solo las personas autorizadas tienen acceso. La red está protegida por contraseña y encriptada. Antivirus, Spyware y Firewall correctamente instalados y actualizados. Los documentos del cliente son guardados en un medio seguro: disco externo, servicios de backup online seguros, etc. Documentos en papel, casi inexistentes y si surgiera la necesidad se guarda adecuadamente bajo llave en caso de que sea necesario.
Cuando trabajamos fuera de la oficina (aeropuerto, cafetería, tren),usamos nuestra propia red privada segura y no una pública. Utilizamos sistemas seguros de transferencias de documentos. Por dar unos ejemplos.
Ahora piensa en las oficinas en las que has trabajado. ¿Cuántas veces no se han quedado documentos sensibles encima de la mesas la vista de todo el mundo? ¿Cuánto de privadas son las conversaciones de los trabajadores o quien puede oír lo que estás hablando por teléfono? Y ¿quién tiene acceso a los ordenadores y redes? ¿De verdad eran tan seguras como parecían?
He trabajado en más de una empresa y les puedo asegurar que el nivel de seguridad no era ni de lejos tan alto.
En cuanto a la confidencialidad y/o conflicto de intereses, simplemente tendrás que preguntarle a tu asistente virtual las preguntas necesarias y las reglas que tengas. La mayoría ya tienen un contrato de protección de datos y confidencialidad bastante estrictos.
Y sí, deberíais firmar un contrato. Esto os protegerá a ambos.Si tu asistente virtual no lo tiene, corre.
En el siguiente post, hablaremos sobre la otra pregunta estrella: ¿Y cómo sé yo que de verdad trabaja?
¡Síguenos y lo averiguarás!