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29 August 2014

¿Quieres reuniones más productivas?

¿Quieres reuniones más productivas?

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Todos necesitamos hacer llegar nuestra información al equipo, a los clientes o colaboradores, pero ¿a qué precio? ¿Cuántas veces hacemos pasar a nuestros colaboradores por este ritual solo porque nos hace parecer más productivos? La mayoría de las reuniones son realmente simples. Tienes una agenda, se toman notas que se distribuyen lo antes posible después de la reunión y todos los participantes saben el resultado de la reunión y qué acciones tienen que tomar antes de la siguiente reunión.

También, todos sabemos que es muy complicado mantenerse centrado en la reunión cuando tienes solo 5 minutos para hablar y el resto del tiempo escuchas las exposiciones de los demás, intentando no pensar en la compra, el fútbol, la excursión del fin de semana o que es la tercera reunión consecutivas y tienes un montón de trabajo que te espera en la oficina.

Pero las reuniones pueden ser realmente productivas si se preparan adecuadamente. No tengas una reunión solo por tenerla.

Mis sugerencias después de muchos años con Asistente personal y ahora secretaria Online, son:

  1. Conoce tu “audiencia”, sé consciente del cargo del asp personas que atienden la reunión y evalúa si hace falta que estén toda la hora o pueden ser llamados en un determinado momento y robarles solo 10 minutos.
  2. Prepara una agenda y distribúyela con aprox una semana de antelación. Así darás tiempo a los participantes de preparase el material necesario y hacer que su contribución esté bien preparada.
  3. Toma minutas de la reunión sobre las aciones a tomar, decisiones, resultado y expectativas, pero no transcribas palabra or palabra la reunión entera!! Usa guiones para cada idea no párrafos y asegúrate de poner las fechas en cada acción a tomar.
  4. Evita invitar gente solo ” FYI”. Es una pérdida de tiempo y totalmente no productivo. Envíales si fuera necesario las minutas y en caso de tener dudas, se encargarán ellos de contactar con lap persona adecuada para resolverlas.
  5. Ten a una persona que dirija la reunión, no permitas a la gente “que se vayas por las ramas”. Seguro que la cena con los compañeros del fin de semana estuvo muy bien, pero no es el momento de comentarlo. Si la reunión está prevista para una hora, no sobrepases ese tiempo. Sé que especialmente en España hay una cierta tendencia en transformarla en una reunión de 3 horas, pero no hay que olvidarse la agenda establecida y ser respetuoso con el tiempo de los demás. Su tiempo es tan importante como el tuyo.
  6. Distrubye las minutas en las siguientes 24 horas, esto hace que todos tengan fresco en la cabeza la reunión y sus detalles. Nadie se acuerda de todo a las 3 semana y con 5 plazos no cumplidos.
  7. Siempre que sea posible, haz una reunión de 15 minutos con tu equipo al principio del día para ordenar ideas. No hace falta sentarse en el despacho. ¡De pie en la cafetería 15 minutos de reloj!
  8. Si no te gusta tomar minutas de la reunión, siempre puedes conectar a tu Secretaria Online para que lo haga y distribuya las mismas después.

Y tú, ¿cómo haces tus reuniones?

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