TUS SECRETARIAS ONLINE - SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PROFESIONALES ONLINE

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07 January 2016

¿Cuál es el papel de una Asistente virtual?

Contar con los servicios de una Asistente Virtual, es un paso muy importante en la vida de una empresa. Significa ganar tiempo para dedicarlo a las funciones básicas y específicas del negocio. No es un signo de debilidad por no llegara todo, sino todo lo contrario. Significa que el negocio ha crecido lo suficiente como para necesitar una ayuda. Y la realidad es que las pequeñas empresas son las que más se pueden beneficiar de las asistentes virtuales. Te permite liberarte de algunas tareas o incluso tomarte un día o dos de vacaciones!

Evidentemente hay que entender bien cuál es su rol y en qué areas del negocio puede ayudar. Vamos a ver algunas preguntas que pueden surgir:

¿Es caro?

El coste de un colaborador siempre es importante en la empresa, y con razón. Es un importe que se invierte y tiene que dar resultados. Pero hay que tener en cuenta una cosa: una asistente virtual es un colaborador independiente que trabaja sólo cuándo se le necesita, facturando las horas trabajadas. A diferencia de un empleado, si sólo tienes trabajo para 10 horas mensuales, solo pagarás 10 horas. Nada más.

¿Cómo me ayudará?

¿Cuántas tareas diarias tienes pendientes, procrastinas o no te gusta llevar a cabo?  Todas estas tareas las pueden delegar a tu asistente virtual, dejándote tiempo para las tareas que sí te gustan o son parte indispensable de tu negocio. Por ejemplo: administración, facturación, correspondencia, mantenimiento web, eviar información, redes sociales….

¿Qué pueden hacer para mi?

Básicamente, lo que necesites. Las asistentes virtuales no tienen los conocimientos limitados a administración o secretariado, sino que tienen unos amplios conocimientos de la empresa y sus departamentos. Una asistente virtual se forma constantemente para estar al día con las novedades y aprende lo necesario para ser de utilidad en la empresa y sacar el máximo partido a su tiempo. Antes de contratar una asistente virtual, sería conveniente tener más o menos claro qué tareas quieres delegar. Esto te ayudará a estimar las horas necesarias y los conocimientos que necesita tener. Cualquier tareas que tiene un impacto directo en tus ingresos deberías hacerla tú, las demás se pueden delegar.

¿Qué debo esperar?

Si nunca has utilizado estos servicios, deberías empezar poco a poco en lugar de delegar todo de golpe. Tanto la asistente como tú, necesitáis empezar a conoceros y tener un mínimo de tiempo para entender la forma de trabajar de cada uno y tener claras las expectativas.

Deberás aprender a comunicarte con frecuencia y de forma eficiente, especialmente al principio. Empieza delegando unas pocas tareas, hasta que tu asistente aprende el negocio y tu forma de hacer las cosas, para que luego puedas delegarle más tareas. Al principio esto puede ser complicado especialmente si no estás acostumbrado a delegar, pero con el tiempo aprenderás a hacerlo, sabiendo qué se puede delegar y qué no.

A medida que tengas más tiempo, apreciarás la ayuda que recibes. Podrás utilizar este tiempo extra para centrarte de nuevo en lo básico, en hacer crecer tu negocio y tus ingresos. Esto sin tener en cuenta los días libres que te podrás tomar de vez en cuando.

En definitiva, la relación que tendrás con tu asistente virtual debería ser como conocer una nueva persona … poco a poco construyendo una relación.

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