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05 September 2016

Cómo mejorar nuestros procesos con reuniones periódicas .. ¡productivas!

Los que hemos empezado en el mundo laboral tradicional en una gran o pequeña empresa, recordamos las reuniones poco productivas. Las reuniones en las que, especialmente en España, estabas 2 horas cuando se podría resumir en un email de 5 lineas porque además a veces ni te sentías parte del problema o la solución. Las empresas muy buenas han sido siempre las que han conseguido hacer esas reuniones muy efectivas y eficiente y animar al equipo a mejor la empresa.

¿Cómo puedes pretender que alguien lo “de todo” si no se siente parte de la empresa, sus problemas, sus retos y sus éxitos? Es lo mismo en cualquier empresa. Nadie se va a sentir parte de tu éxito si no les haces participes del mismo.

Una forma de involucrar al equipo en mejorar la productividad de la empresa son las reuniones de análisis periódicas de los objetivos y las acciones a realizar. Posiblemente uno de los motivos por los que directivos no hacen este tipo de reuniones con su equipo (incluso cuando su equipo es únicamente la asistente virtual) es porque no saben cómo hacerlas ni que cubrir en ellas.

La preparación es un punto clave si quieres asegurarte de que estás llevando la empresa en la dirección en la que quieres que vaya y hay cuatro factores importantes que deberías cubrir con tu asistente virtual (o con tu equipo) en las llamadas / reuniones periódicas.

Factor nº 1 – ¿Qué estamos haciendo bien? ¿Qué estamos haciendo no tan bien?

El primer punto a cubrir son las tareas completadas y las pendientes. Empieza analizando las tareas hechas desde la última reunión y preguntaros:

  • Para las tareas completadas:
    • ¿Qué hemos probado nuevo y ha funcionado muy bien y podemos implementar en el futuro?
    • ¿Hay una documentación escrita para la tareas (en el caso de las tareas más complejas)? Si sí, ¿necesita algunas actualización? si no, podemos crear un documento con las pasos a seguir antes de que se nos “olviden”?
  • Para las tareas pendientes:
    • ¿Hay algo o alguien que esté retrasando el proceso o se cumplirán los plazos?
    • ¿Necesitamos aportar más recursos humanos o económicos al proyecto?
    • ¿Qué necesitamos hacer para “desatascar” la tarea?
    • ¿Qué necesitamos hacer para que la próxima vez seamos más eficientes?
    • ¿se cumplirán los plazos o necesitamos reajustarlos?

Una vez que hayas empezado a responder a estas preguntas, en poco tiempo tendrás una rutina.Cambios, mejoras y soluciones que aseguren que todo funciona correctamente.

Factor nº2 – Tiempo de mirar a la semana siguiente y ver qué tenemos cada uno entre manos y cómo nos organizaremos mejor. 

Como todo, hay que ser realista. Realista con los plazos y con la carga de trabajo. A todos nos pasa que vemos un nuevo proyecto y nos entusiasmamos y queremos que se haga lo antes posible. Pero tenemos que analizar la carga de trabajo de nuestro equipo y establecer prioridades. ¿Tienen tiempo disponible para el nuevo proyecto o tendremos que aplazarlo hasta que acabemos lo que haya en marcha ahora?

A muchos empresarios les pasa que tienen demasiadas ideas en marcha a la vez. Como asistente virtual lo mejor que puedes hacer es ayudar a tu cliente que cierre los proyectos que tiene en marcha. Y como empresario lo mejor que puedes hacer es acabar los proyectos empezados para oder empezar a sacarles partido. Si eres de esas personas que se emocionan con un proyecto nuevo pero nunca lo acaba ( a mi me ha pasado!) puedes pedirle a tu asistente virtual que  te ayude a cerrarlos y a ponerlos en marcha.

Factor nº 3 – Asegúrate de tener todos los medios para acabar un proyecto a tiempo.

Nada retrasa más un proyecto que alguien esperando a que otra persona u otra cosa se ponga en marcha para poder avanzar. A veces me pasa como asistente virtual que tengo que esperar las contraseñas, contenido u otras cosas para poder empezar a trabajar.  Si no lo tienes todo listo, tanto asistente virtual como empresario, todo el proceso se retrasa.

si vas a pedirle ayuda a alguien de tu equipo asegúrate de tener toda la información que necesita para ayudarte lista para empezar a usarla. No seas tú la persona que para el proceso.

Factor nº 4 – Eventos y promociones – no olvides incluirlas en el planning! 

Si está planeando participar en un evento y le quieres sacar el máximo partido háblalo con tu asistente virtual. Hay algunas cosas con las que te puede ayudar para que sea todo un éxito.

Todos, o por lo menos así debería ser, tenemos unos objetivos claros cuando participamos en un evento: aprender, encontrar clientes potenciales,  socios, investigar nuevos mercados…

Cuando esto lo compartes con tu asistente virtual y tu equipo, te puede ayudar a investigar más de antemano sobre el evento o la gente que vaya a participar en él para que vayas muy preparado y sepas a quien DEBES conocer. Muchas veces estos eventos tienen grupo en las redes sociales y tu Asistente virtual puede ver quién es quién y, lo más importante, quién es importante para ti y tus objetivos.

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